Gérer manuellement les notes de frais est une tâche qui prend beaucoup de temps. La personne responsable doit effectuer la saisie de toutes les dépenses et conserver toutes les pièces justificatives avant de les transmettre à son manager. Ce dernier est ensuite chargé d’examiner soigneusement toutes les notes de frais rédigées, les approuver et envoyer les rapports de dépenses aux services responsables du traitement comptable et du remboursement. C’est un processus long et coûteux pour l’entreprise. Une étude a montré que la création d’une seule note de frais manuellement pourrait prendre jusqu’à 20 minutes et coûter en moyenne 53 €. C’est pour cela que des solutions pour faciliter la gestion des notes de frais ont été créées. Il s’agit d’applications qui permettent d’automatiser la majorité du processus afin de gagner énormément de temps. Mais comme cela fonctionne ?
Dites adieu à la saisie manuelle des données et travaillez depuis n’importe où
La saisie des données est une étape qui nécessite beaucoup de temps dans la gestion de notes de frais. Pour éviter de perdre un temps aussi précieux, une technologie de reconnaissance intelligente des caractères ou OCR a été intégrée dans les applications de gestion de notes de frais. Cette technologie se charge de saisir automatiquement les données dans vos notes de frais simplement en prenant en photo les factures et les pièces justificatives. Il en est de même pour les factures en ligne. L’application peut les récupérer automatiquement et les enregistrer sur votre compte. En quelques secondes seulement, l’appli de notes de frais va détecter toutes les informations importantes dans vos factures et va les noter. Une fois créées et vérifiées, les notes de frais seront envoyées au manager pour être validées. Ensuite, la comptabilité va se charger du reste du processus. L’utilisation d’une application de note de frais offre également une liberté à tous les acteurs. En effet, elle permet aux acteurs de travailler à distance et de se communiquer n’importe où. Le collaborateur chargé de saisir les notes de frais peut faire son travail librement et le manager pourra les valider même s’il est en déplacement. Il en est de même pour les services de la comptabilité, le manager pourra leur transmettre les rapports à tout moment. Transmettre les informations nécessaires va donc prendre beaucoup moins de temps. Une telle mobilité a facilité la communication entre vos collaborateurs et améliore considérablement le rendement de votre entreprise. Si vous êtes à la recherche d’une application mobile de gestion de note de frais fiable et efficace, vous en trouverez un en cliquant sur ce lien.
Facilitez la tâche à vos comptables
Le rôle des services comptables dans la gestion de note de frais ne doit pas être négligé. Ils sont chargés d’examiner un à un des demandes de remboursement qui arrivent par centaines. Ils doivent également saisir les données sur le logiciel de comptabilité après avoir vérifié toutes les pièces justificatives. Forte heureusement, ces étapes sont également plus faciles et prennent moins de temps quand on utilise une application de note de frais. L’application va permettre d’automatiser ce processus pour faire gagner du temps au comptable. Il n’aura plus qu’à superviser et approuver le tout depuis l’application. La saisie des données dans le logiciel comptable peut également se faire automatiquement via l’application de gestion de note de frais. Il faut juste veiller à ne pas commettre d’erreurs avec de doubles saisies. C’est ainsi que vos services comptables pourront gagner du temps en utilisant une application de note de frais.
Gérez plus efficacement les dépenses de votre entreprise
L’appli de note de frais dispose également de fonctionnalités qui permettent de renforcer le contrôle du budget et la gestion des dépenses. L’application va centraliser toutes les données concernant les dépenses professionnelles. Cela va vous permettre de les vérifier simplement à l’aide de l’application. Il est également possible de configurer votre politique de dépense avec l’application et de les faire respecter. Vous pouvez ainsi gérer les dépenses inutiles et non conformes à votre politique en ajoutant des règlements via l’application. Vous pouvez, par exemple, bloquer l’ajout d’une dépense quelconque, envoyer une alerte au collaborateur ou encore plafonner la dépense. Tout ce système a été conçu pour vous permettre de gérer beaucoup plus facilement vos notes de frais et les dépenses liées à votre entreprise.
Optez pour une solution innovante : l’archivage numérique
Classer et archiver les pièces justificatives physiques prennent également du temps. De plus, stocker ces facturettes papier peut devenir très encombrant. Avec une application de note de frais, vous pouvez dire adieu à l’archivage physique. L’application conserve automatiquement toutes les factures prises en photo. Vous pouvez donc jeter les exemplaires en papier des factures grâce à ce système d’archivage numérique. Toutes vos pièces justificatives seront stockées précieusement dans la base de données de l’application de gestion de note de frais. Vous aurez facilement accès à vos archives s’il est nécessaire de les consulter à nouveau. De plus, réduire l’utilisation du papier et de l’encre représente un geste écologique et très favorable pour l’environnement.